Comment bien classer les papiers ?

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Le classement des papiers, c’est l’enfer pour la plupart des gens peu organisés… et même pour les organisés.

Je vous propose dans cet article de découvrir comment organiser les papiers facilement et comment faire pour ne plus voir les papiers administratifs s’accumuler.

1. Quel classement des papiers adopter ?

Avant d’espérer pouvoir ranger toutes les feuilles volantes et tous les courriers qui traînent chez vous, vous devez avoir un système de classement.

Il existe plusieurs façons de faire, vous pouvez choisir :

  • les chemises cartonnés, jolies et facilitant le rangement,
  • les boîtes de rangement, pratiques pour l’archivage,
  • les classeurs, faciles à parcourir et protègent les documents,
  • les dossiers suspendus, ce que j’utilise, ils sont rangés dans un meuble dédié ce qui me permet d’avoir tout à la même place.

J’ai trié (!) ces méthodes de rangement par, selon moi, leur facilité d’utilisation.

Les chemises cartonnées (lien affilié) c’est sympa mais je trouve qu’elles s’usent vite et on peut rapidement être débordé.

Les boîtes de rangement (lien affilié) sont plus solides mais prennent beaucoup de place (et en plus il faut bien les étiqueter pour savoir dans laquelle chercher tel ou tel papier).

Les classeurs (lien affilié) sont un bon compromis entre pratiques à parcourir et solides mais encore une fois, ils ont tendance à s’accumuler. C’est ce qu’utilisaient mes parents.

Et enfin, les dossiers suspendus (lien affilié) sont mes préférés car on peut tous les ranger dans un seul meuble. Youpi !

Quel tri choisir pour classer les papiers ?

Chaque méthode de classement sera différente en fonction de votre famille.

Voici par exemple la mienne :

  • Banque
  • Salarié
  • Freelance
  • CAF
  • Pôle Emploi
  • Maison
  • Appartements
  • Assurance Habitation
  • Electricité / Gaz
  • Santé / Mutuelle
  • Impôts
  • Fiston

En faisant cette liste, je suis bien consciente que c’est une organisation toute personnelle.

D’abord on peut voir que c’est plutôt chronologique (mon fils est arrivé bien après mon travail salarié, puis freelance puis les impôts… lol) et thématique (j’ai mis salarié et freelance à côté, maison et appartements ensemble aussi).

A terme j’organiserais probablement les 2 dossiers « Maison » et « Appartements » différemment en mettant en place un dossier « Habitations passées » et un autre « Habitation en cours« .

Par contre, en ce qui concerne les banques, tous les papiers vont dans le même dossier. Mais en vérité ce sont surtout les papiers de ma banque physique, mes deux autres banques m’envoient leurs relevés en ligne.

Le dossier « Salarié » représente toutes mes fiches de paie, soldes de tout compte, attestations… J’ai été salarié seulement pendant un court temps (3 ans je crois) donc il y a assez peu de paperasse.
A prendre en compte le fait que je ne range pas les papiers de mon mari, qui les stocke « dans son coin ».

Le dossier « Freelance » n’est pas trop rempli non plus car tous mes devis, factures et autres papiers sont en ligne. Ici je stocke surtout quelques devis signés envoyés par mes clients (la plupart m’envoient cela numériquement) et des communication avec le RSI.

Les dossiers CAF et Pole Emploi sont assez petits car plus utilisés, ils pourront sûrement, à terme être mis en commun ou même supprimés.

Dans le dossier de mon fils, il y a pour le moment assez peu de papiers (acte de naissance, copie du livret de famille, carnet de santé, copie de l’inscription au karaté…).

Mais quand il commencera à aller à l’école, il lui faudra probablement un dossier de plus pour tout ce qui concerne la scolarité.

Enfin vous ne voyez pas de papiers concernant la téléphonie ou internet car… les derniers papiers ont expiré et depuis nous sommes passés au tout en ligne aussi bien pour Internet que pour les forfaits mobiles.

2. Comment s’occuper du classement des papiers qui se sont accumulés ?

Je me souviens encore avec émoi (ou effroi ?) de l’après midi que j’ai passée à classer les papiers de deux tiroirs de commode.

Cela me donne encore des sueurs froides quand j’y repense.

Mais depuis (il y a plus de 5 ans !), je n’ai JAMAIS eu à refaire ce genre de session.

Donc si vous avez des mois ou même des années de classement des papiers en retard, vous n’échapperez pas à une (ou plusieurs) séances de tri.

L’avantage c’est qu’une fois fait, vous n’aurez plus jamais à revivre cela si vous rangez au fur et à mesure.

L’ambiance idéale est de faire cela quand il n’y a personne à la maison, en mettant une musique agréable, avec un grand verre de thé (ou de tout autre breuvage préféré) sous la main.

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Et également, il est bien utile et gratifiant de prévoir une petite récompense.

Par exemple une fois une année de papiers triés, jetés et classés, hop une petite gourmandise ou bien un épisode de votre série préférée.

Finalement, le classement sera fait et vous aurez un bon sentiment de devoir accompli 🙂

classement des papiers

3. Comment maintenir le classement ?

Plusieurs façons de faire sont là aussi possible.

La mienne est de traiter puis jeter ou classer chaque courrier que je reçois, quand je le reçois.

Et non ça ne prend pas des heures. C’est même assez simple.

Mon mari apporte le courrier en rentrant du travail. S’il y en a pour moi, je l’ouvre tout de suite, jette au tri les enveloppes et parcours le contenu.

  • Si c’est une notification (type opération bancaire), je classe immédiatement.
  • Si c’est un chèque de client, je le met dans une enveloppe, j’adresse et timbre et hop je le mets au courrier (qui sera emporté le lendemain).
  • Si c’est quelque chose à payer ou remplir, pareil, je le fais de suite et hop au courrier.

Je jette ensuite ce qui ne sert pas et classe également ce qui doit rester.

Une autre façon de faire, serait de trier tous les papiers une fois par semaine.

C’est d’ailleurs la tâche récurrente de mon vendredi soir.

Mais je n’ai plus du tout de papiers à trier depuis deux ans car je traite immédiatement.

Enfin, on pourrait imaginer faire le traitement qu’une fois par mois. Mais je trouve ça trop long, surtout si c’est pour des factures à payer ou des réponses à donner rapidement par exemple.

Éventuellement on peut trier une fois par semaine « l’urgent » et une fois par mois le « moins urgent ».
Mais je trouve que cela devient compliqué et si c’est compliqué alors à force ça ne sera plus fait !

Et en ce qui concerne les papiers déjà classés ?

Pour cela, je vous renvoie au site du service public.

Je vous invite ensuite, chaque année, à la période où vous êtes le plus détendu (pas forcément à Noël donc, mais peut être pendant les vacances d’été ?) à passer en revue chaque dossier.

Vous enlevez les papiers périmés, reclassez éventuellement par ordre chronologique, et c’est bon.

Pour les plus courageux (et ceux qui ne l’ont pas fait au fur à mesure), vous pouvez scanner chaque papier à garder.

C’est une chose que je n’ai pas faite, au début, régulièrement, et j’ai donc encore quelques dizaines de papiers à numériser.

Je pense que stocker les papiers en ligne (pas seulement sur l’ordinateur !) donne un meilleur sentiment de sécurité.

Ainsi si un jour la maison brûle ou est inondée, si un jour je perds un papier (!) ou bien si j’en ai besoin en déplacement, je peux y accéder de n’importe où, n’importe quand.

C’est différent avec un coffre fort qu’on ne peut atteindre qu’à des horaires précis.

 

Voilà donc comment je réalise le classement des papiers pour qu’ils n’encombrent plus ni mon espace, ni ma tête.

Et vous, croulez-vous sous les papiers ? Avez-vous tout rangé dans des dossiers, classeurs, pochettes ? Dites-le moi en commentaires !

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