Votre vie professionnelle, personnelle, sociale est jalonnée de tâches et d’activités diverses et nombreuses. Certaines choses à faire sont uniques mais la plupart vont revenir à un intervalle prédéterminé.
Vous avez besoin rendre présentable la chambre d’amis pour l’arrivée des beaux parents ? La semaine prochaine vous faites la promotion d’une conférence en ligne ? Vous devez préparer la réunion mensuelle au travail ?
Tout cela ne sont pas des choses qui tombent une seule fois et ne sont plus jamais refaites. Au contraire, ce sont des activités récurrentes qui vont donc appeler des tâches récurrentes.
Qu’est-ce qu’une tâche récurrente ?
Visiter la Tour Eiffel ou sauter en parachute sont des expériences que vous ferez probablement qu’une seule fois.
Promouvoir votre nouvel article de blog ou bien ranger les placards de la cuisine sont des tâches récurrentes car elles vont revenir toutes les semaines ou tous les mois.
Comment tirer parti des tâches récurrentes ?
Si votre liste de tâches ressemble aujourd’hui à cela :
- ranger les placards de la cuisine,
- promouvoir mon article de blog,
- préparer la réunion au boulot,
- nettoyer la chambre d’amis,…
vous risquez rapidement d’abandonner sous l’écrasant poids des toutes ces choses à faire.
Surtout que tout ce qu’il y a sur votre liste n’est absolument pas précis, non déterminé dans le temps et pas non plus priorisé.
1re étape pour créer des tâches récurrentes : Priorisez
Les 4 activités (plutôt que tâches d’ailleurs !) ci-dessus ne sont pas toutes aussi importantes. Quelle est celle que vous devez faire absolument cette semaine ?
Quelle est la suivante ? Quelle est celle qui va le plus impacter votre quotidien maintenant ?
Une fois que vous avez votre nouvelle liste (et que vous décidé que la réunion du travail pouvait attendre mais que votre article de blog était essentiel pour votre activité secondaire) vous allez pouvoir passer à l’étape 2.
Fixez des dates raisonnables
Si, par exemple, vous publiez un article de blog par semaine, sa promotion doit être mise en place sur cette même semaine.
Et si vous êtes réellement assidu dans vos publications (ce que je vous conseille !), vous devriez avoir la même chose à faire… toutes les semaines !
Pour la réunion au travail, vous savez d’avance qu’elle sera mensuelle. Sa préparation doit donc elle aussi être mensuelle !
Pour le rangement de la chambre d’amis, cela peut paraître un peu plus compliqué car votre famille ou amis ne viennent pas forcément à date fixe.
Mais rien ne vous empêche de rendre cette pièce présentable une fois par trimestre. Ou plus si vous recevez vraiment beaucoup.
C’est comme pour le menu de la semaine, cela vous permet de créer une seule fois une liste de tâches, que vous réutilisez régulièrement, comme une liste de courses aussi !
3e étape pour tirer tout le partir des tâches récurrentes : Détailler !
Ranger la chambre d’amis est un gros morceau.
Par contre :
- mettre dans les armoires le linge qui traîne dans le coin,
- se débarrasser des trois cartons qui encombre le sol,
- sortir des draps et serviettes propres,
- vérifier les ampoules des lampes de chevet,
- faire les poussières,
- passer l’aspirateur,
- laver les sols.
sont des tâches beaucoup plus facile à réaliser.
L’avantage également, d’avoir totalement décortiqué une grosse entreprise comme celle-là, c’est de pouvoir faire chacune des tâches séparément, sur plusieurs jours et aussi d’en déléguer certaines.
Voici l’extrait de ma liste concernant la publication et la promotion d’un article :
- mercredi à vendredi : écriture de l’article du lundi prochain
- lundi : article publié automatiquement (par WordPress) + envoi de la newsletter + publication sur Facebook
- mercredi suivant : publication sur un ou des groupes Facebook
- jeudi suivant : relance des inscrits à la newsletter qui n’ont pas ouvert l’email + republication sur Facebook
- samedi suivant : publication de l’article sur ScoopIt
- dimanche : rajout de l’article aux archives pour publication sur Facebook
Ces tâches sont bien détaillées (j’ai même indiqué à côté de chaque tâche combien de temps elle va me prendre) et reviennent, inlassablement, toutes les semaines.
Ainsi, chaque jour, en un coup d’oeil, je sais ce que j’ai à faire 🙂
Et surtout, les jours de fatigue, maladie, stress, petite mine, bref, quand je n’ai vraiment pas envie… le fait d’avoir ces mini tâches, détaillées, qui me prennent finalement peu de temps chacun, va me motiver à les faire.
Sinon elles seraient rapidement abandonnées et oubliées…
Et vous est-ce que vos tâches récurrentes permettent de vous booster ? Est-ce que votre liste est (semi) automatique et vous aide au quotidien ?
Ou bien au contraire, vous démoralise-t-elle ? Parlons-en dans les commentaires !
Depuis que je fractionne les grosses tâches en petits objectifs, je m’en sors beaucoup mieux! Je suis tout à fait d’accord !
@Stephanie : Voilà tout à fait. Car les gros objectifs c’est ce qui nous fait généralement avancer. Mais par contre ce sont aussi eux qui sont les plus intimidants. Une fois fractionnés en petites tâches de rien du tout, c’est bien plus facile de les mener à bien.
De bonnes idées que je met déjà (en partie) en pratique grâce à mon bullet-pro journal ^^
@Isabelle : C’est super alors ! Et bravo pour le bullet journal. Moi je ne suis pas vraiment « papier » pour faire cela et ma todo list en ligne me sert aux tâches et rendez-vous 😉