Tout voir sans tout gérer en même temps : mon système de to-do list

J’ai longtemps cru qu’il fallait séparer les différentes parties de ma vie

Quand on est freelance, une journée peut facilement ressembler à un joyeux mélange de tâches clients, administratif, contenus, courses, ménage, rendez-vous, enfants et petites choses à faire pour soi.

Alors, comme beaucoup de personnes, j’ai longtemps eu le réflexe de vouloir tout séparer : une liste pour le travail, une autre pour la maison, une pour les enfants, une pour moi… Et quelque part, une quatrième pour les choses que j’avais oubliées dans les trois premières. 😅

Sauf que je ne vis pas six journées différentes.

Je vis une seule journée, dans laquelle toutes ces tâches doivent trouver leur place.

C’est ce qui m’a amenée, il y a plus d’un an, quand ma motivation était au plus bas et que j’avais l’impression de faire des choses tout en brassant de l’air sans vraiment avancer dans ma vie, à repenser complètement mes catégories de tâches quotidiennes.

Aujourd’hui, j’utilise une seule liste pour tout voir, puis quelques catégories pour filtrer ce dont j’ai besoin au moment où j’en ai besoin.

Et non, l’objectif n’est surtout pas de voir moins de choses.

Au contraire : je veux pouvoir voir toute ma journée, pour ne rien oublier et éviter de la remplir uniquement de travail ou de maison, ou de loisirs (Steam je te hais !).

Mais je ne veux pas non plus devoir regarder chaque tâche de ma liste à chaque fois que je cherche quoi faire.

Tout voir pour planifier. Filtrer pour agir.

Je veux voir toute ma journée. Et c’est volontaire.

On entend souvent qu’une to-do list trop longue est anxiogène et qu’il faudrait donc cacher une partie des tâches pour ne garder sous les yeux que « l’essentiel ».

Je comprends l’idée. Mais chez moi, c’est plutôt l’inverse.

Voir l’ensemble de ma journée me rassure. Je peux voir ce qui est déjà prévu, ce qui reste disponible, ce qui concerne mon activité, ma maison, ma famille ou simplement moi. Je n’ai pas besoin de garder tout cela dans un coin de ma tête en espérant ne rien oublier.

C’est aussi pour cela que mes catégories de tâches quotidiennes ne servent pas à faire disparaître une partie de ma vie. Elles me permettent simplement de regarder la même liste sous un angle différent lorsque j’en ai besoin.

Je ne veux pas remplir ma journée uniquement de travail

Quand vous êtes freelance, le piège est assez facile à voir : vous ouvrez votre liste de tâches professionnelles et vous constatez qu’il reste « plein de place ».

Alors vous ajoutez une tâche. Puis une autre. Puis, tant qu’on y est, celle qui traîne depuis mardi…

Sauf que votre journée ressemble plutôt à ceci :

• 9 h : rendez-vous client,
• 10 h : tâche client,
• midi : repas (et avant préparation),
• 13 h 30 : rendez-vous médical,
• 15 h : temps pour la maison,
• 17 h : aller chercher votre enfant,
• 18 h : nouveau rendez-vous client.

Ah. Finalement, elle était déjà bien remplie, cette journée. 😅

Voir tout permet donc aussi de mieux mesurer la place réellement disponible pour travailler.

Et quand ma journée est-elle vraiment terminée ?

Autre avantage : « j’ai fini mon travail » ne signifie pas forcément « j’ai fini ma journée ».

Il reste peut-être le repas, une course, une tâche familiale ou simplement quelque chose que vous aviez prévu pour vous.

À l’inverse, lorsque tout est fait, vous pouvez aussi constater que la journée est réellement terminée.

Et ça, pour une freelance qui travaille chez elle, ce n’est pas un détail.

Alors pourquoi avoir des catégories ?

Si tout est dans la même liste, vous pouvez rapidement passer de :

tâche client → courses → répondre à un mail → enfant → linge → facture → rendez-vous → tâche client → dîner…

Et là, même avec une bonne mémoire et une volonté de fer, votre cerveau peut commencer à faire des heures supplémentaires. 😅

C’est justement là que mes catégories de tâches quotidiennes deviennent utiles.

Pas pour découper votre vie en petits morceaux bien rangés.

Pour changer temporairement votre angle de vue.

Imaginez que votre liste soit une grande carte de votre journée. Vous avez intérêt à pouvoir la regarder en entier pour savoir où vous allez. Mais lorsque vous cherchez quelque chose de précis, vous n’avez pas forcément besoin de scruter chaque détail de la carte.

C’est exactement ce que je fais avec mes catégories.

Quand je planifie, je regarde l’ensemble.

Quand je travaille, je peux avoir besoin de regarder ce qui concerne mon activité.

Quand je m’occupe de la maison, je peux regarder ce qui concerne la maison.

Et lorsque je veux vérifier ce que j’avais prévu pour moi, je peux faire ressortir cette partie-là.

La liste ne change pas. Les tâches ne disparaissent pas. Je ne les déplace pas dans six endroits différents.

Je change simplement ce que je regarde.

Je ne range pas ma vie dans plusieurs listes. Je garde une seule liste et je change parfois le filtre.

C’est une nuance qui peut sembler minuscule, mais qui change complètement la façon dont vous utilisez votre to-do list.

Une seule liste → plusieurs filtres → une seule source de tâches.

Et c’est précisément cette logique que j’utilise depuis plus d’un an.

Les six grandes catégories que j’utilise aujourd’hui

Après plus d’un an avec ce système, j’ai fini par conserver six grandes catégories de tâches quotidiennes. Elles correspondent aux principaux morceaux de ma vie que je veux pouvoir regarder séparément lorsque j’en ai besoin.

Je précise bien : je ne vous donne pas une liste de catégories à recopier religieusement. Ce sont celles qui fonctionnent pour moi aujourd’hui, dans ma vie de freelance, de maman et de personne qui doit accessoirement penser à nourrir tout ce petit monde et aussi à marcher pour m’aérer la tête. 😅

⏰ À heure fixe : ce qui structure la journée

Rendez-vous, appels, trajets, repas, activités, horaires à respecter…

C’est toujours le premier filtre que je regarde, parce que ces éléments viennent avec une contrainte que les autres n’ont pas : ils doivent se produire à un moment précis.

Avant de décider ce que je peux faire du reste de ma journée, j’ai donc besoin de savoir ce qui est déjà calé.

💼 Travail : tout ce qui fait tourner votre activité

Clients, production, administratif professionnel, factures, communication, maintenance…

Bref, tout ce qui concerne votre travail et ce qui permet à votre activité de fonctionner.

Et surtout, le travail reste visible aux côtés du reste. Je peux le filtrer lorsque je travaille, mais il ne vit pas dans une petite bulle séparée du reste de ma journée.

🏡 Maison : faire fonctionner le quotidien

Courses, ménage, cuisine, entretien, réparations, linge…

Tout ce joyeux bazar qui ne génère pas forcément de chiffre d’affaires, mais qui serait assez embêtant si personne ne s’en occupait. 😏

Là encore, je n’ai pas une deuxième to-do list pour la maison. Ces tâches font partie de la même liste et peuvent simplement être mises en avant lorsque c’est pertinent.

👦👧🐶 Famille : ce qui concerne les autres

Enfants, animaux, parents, activités, école, rendez-vous…

Tout ce qui concerne les personnes et petites (ou grosses) créatures dont vous devez tenir compte dans votre organisation quotidienne.

Et là encore, pas de liste parallèle : tout reste au même endroit.

💖 Self-Care : vous aussi, vous faites partie de la liste

Sport, repos, santé, soins, hobbies, plaisir…

Cette catégorie a une fonction importante : me rappeler que je fais moi aussi partie des choses dont je dois m’occuper.

Parce que ce qui n’est jamais visible finit très facilement par être repoussé.

Et parfois oublié.

Et parfois remplacé par « je ferai ça demain ». Puis après-demain. Puis… vous connaissez la chanson. 😅

📩 Admin : le transversal

Ici, je ne parle pas uniquement d’administratif professionnel.

Je pense plutôt aux actions qui permettent aux autres domaines de fonctionner :

• appeler,
• envoyer,
• vérifier,
• répondre,
• réserver,
• planifier,
• confirmer…

C’est une catégorie un peu particulière, parce qu’elle traverse les autres domaines de ma vie. Mais elle m’est devenue suffisamment utile pour avoir sa place dans mon système.

Ces six catégories ne sont donc pas six compartiments dans lesquels j’ai enfermé ma vie. Ce sont simplement six façons de regarder une même réalité.

Et c’est justement ce qui fait toute la différence.

Mais je ne regarde pas ces catégories toute la journée

À ce stade, vous vous dites peut-être :

D’accord… donc maintenant je dois passer ma journée à filtrer ma liste selon six catégories ?

Non. Absolument pas. 😄

Ce serait quand même un comble de créer un système d’organisation censé vous simplifier la vie pour finalement vous donner six nouvelles choses à gérer !

La vue globale reste la vue de référence

Ma liste complète reste mon point de départ.

C’est elle que je regarde pour comprendre ma journée, voir ce qui est prévu et garder en tête tout ce qui doit être fait.

Je ne cherche donc pas à cacher systématiquement certaines de mes catégories de tâches quotidiennes.

Je les fais simplement ressortir lorsque cela m’aide à prendre une décision.

Le filtre répond à une question ponctuelle

Je peux me demander :

Qu’est-ce qui est calé aujourd’hui ?
→ ⏰ Je regarde les éléments à heure fixe.

Qu’est-ce que je peux faire pendant mon temps de travail ?
→ 💼 Je regarde le Travail.

J’ai 20 minutes avant de partir, qu’est-ce qui est faisable à la maison ?
→ 🏡 Je regarde la Maison.

Qu’est-ce que j’avais prévu pour moi cette semaine ?
→ 💖 Je regarde le Self-Care.

Et une fois que j’ai ce dont j’ai besoin, je peux très bien revenir à la vue globale.

Le filtre n’est donc pas une nouvelle organisation à maintenir.

C’est plutôt une paire de lunettes que vous mettez lorsque vous en avez besoin, puis que vous retirez quand vous avez fini de regarder.

Et c’est pour cela que je tiens autant à la différence entre filtrer et compartimenter : je ne veux pas passer ma journée à gérer mon organisation. Je veux qu’elle m’aide à gérer ma journée.

La différence entre filtrer et compartimenter

C’est une petite nuance dans la façon de s’organiser, mais elle change beaucoup de choses.

Compartimenter, c’est créer plusieurs listes différentes :

Une pour le travail, une pour la maison, une pour les enfants, une pour moi…

Sur le papier, cela peut sembler bien rangé. Dans la pratique, vous avez alors plusieurs endroits à consulter, plusieurs endroits à mettre à jour, et davantage de risques de perdre une tâche quelque part entre « je dois penser à ça » et « mais où est-ce que je l’avais noté ? ». 😅

Et surtout, vous ne voyez plus forcément votre journée dans son ensemble.

Filtrer, c’est différent.

Vous avez toujours une seule liste, avec toutes vos tâches. Vous pouvez simplement choisir de n’en regarder qu’une partie lorsque cela vous est utile.

La tâche ne change pas de place. Elle ne disparaît pas. Vous ne créez pas une deuxième organisation à côté de la première.

Vous changez seulement votre point de vue.

C’est exactement pour cela que je préfère parler de catégories et de filtres plutôt que de listes séparées.

Une liste unique pour ne rien oublier. Des filtres pour ne pas devoir tout traiter en même temps.

Voilà la logique qui se cache derrière mes catégories de tâches quotidiennes.

Et vous allez voir : cela permet aussi de garder une distinction importante avec un autre outil d’organisation que j’utilise : les contextes.

Et non, ce ne sont pas des « contextes »

Si vous avez lu mon article sur les contextes, vous pourriez vous demander où tout cela s’emboîte.

Et justement : les catégories et les contextes ne répondent pas à la même question.

Mes catégories de tâches quotidiennes sont une lecture macro de ma vie. Elles permettent de regarder les grandes sphères qui la composent : le Travail, la Maison, le Self-Care, la Famille, l’Admin…

Les contextes sont beaucoup plus liés aux circonstances dans lesquelles une tâche peut être réalisée.

Ils sont notamment utiles pour les petites actions rapides qui ont tendance à se perdre dans une longue liste.

Par exemple, vous avez peut-être plusieurs petites choses à faire devant votre ordinateur :

Qu’est-ce que je peux faire pendant que je suis déjà devant mon écran ?

Ce n’est pas la même question que :

Qu’est-ce qui concerne mon travail ?

Et c’est là que la distinction devient très simple :

Catégorie → dans quel domaine de ma vie se situe cette tâche ?

Contexte → dans quelles circonstances puis-je la faire ?

Les deux peuvent donc parfaitement cohabiter sans transformer votre organisation en cockpit d’avion. 😅

Je ne vais pas développer davantage les contextes ici : ils méritent leur propre explication, vous pouvez le consulter ici.

Ce système ne m’a pas donné moins de choses à gérer. Il m’a donné une meilleure façon de les regarder.

Après plus d’un an à utiliser ces catégories de tâches quotidiennes, je peux vous dire une chose : ma vie n’est pas devenue miraculeusement plus simple.

Les tâches sont toujours là.

Il y a toujours des clients, du ménage, des courses, des rendez-vous, des repas, des choses à faire pour mon fils, des tâches administratives… et probablement quelques trucs que j’ai réussi à oublier malgré tous mes efforts. 😅

Je n’ai donc pas supprimé la charge à gérer.

En revanche, j’ai arrêté de devoir choisir entre deux options qui me semblaient autrefois incompatibles :

tout voir pour ne rien oublier
ou
ne regarder qu’une petite partie pour réussir à me concentrer.

Avec cette organisation, je peux faire les deux.

Je garde une vision suffisamment complète de ma journée pour savoir ce qui m’attend réellement. Puis, lorsque j’ai besoin de me concentrer sur un domaine précis, je peux changer mon angle de vue.

Et cette nuance compte énormément.

L’objectif n’est pas d’avoir une petite liste toute propre et rassurante. L’objectif est d’avoir une représentation suffisamment complète de votre vie pour pouvoir prendre de bonnes décisions.

Parce qu’une organisation efficace ne devrait pas vous donner l’impression que votre vie est parfaitement maîtrisée.

Elle devrait surtout vous permettre de voir la réalité telle qu’elle est, sans avoir à la porter entièrement dans votre tête.

Et pour moi, c’est une différence énorme.

PIN IT

Vous n’avez peut-être pas besoin de six listes. Mais vous avez besoin d’un système qui vous ressemble.

Les six catégories que je viens de vous montrer sont celles qui ont fini par trouver leur place dans mon organisation.

Elles fonctionnent pour moi depuis plus d’un an, mais cela ne signifie pas que vous devez les recopier telles quelles et décréter que votre vie est désormais officiellement classée en six dossiers. 😄

Parce que votre quotidien n’est pas le mien.

Vous avez peut-être une activité différente, une famille différente, des responsabilités différentes ou tout simplement une façon différente de fonctionner.

Et c’est là que les choses deviennent intéressantes.

L’enjeu n’est pas seulement de savoir :

Est-ce que je dois avoir une catégorie Maison ?

Il faut aussi pouvoir se demander ce qui mérite réellement d’être distingué, ce qui peut rester ensemble et quelles informations vous aident concrètement à passer à l’action.

Car trop peu de structure peut rendre votre liste difficile à lire.

Mais trop de structure peut rapidement donner naissance à une magnifique petite usine à gaz… qu’il faudra ensuite entretenir. Et franchement, vous avez probablement déjà assez de choses à faire. 😅

C’est pour cela que je ne considère pas mes six catégories comme une recette universelle.

Elles sont simplement le résultat de ce qui a fonctionné pour moi.

Le plus intéressant n’est donc pas de savoir si vous devez avoir un dossier « Famille », « Maison » ou autre.

C’est de comprendre comment construire une structure qui permet à votre propre vie de tenir au même endroit sans devenir illisible.

Et ça, c’est une réflexion beaucoup plus intéressante que de simplement créer six listes.

Une seule liste. Plusieurs façons de la regarder.

Votre vie ne se déroule pas en catégories parfaitement séparées.

Vous pouvez travailler le matin, penser au repas à midi, emmener votre enfant à son activité l’après-midi, répondre à un message professionnel en rentrant et réaliser à 21 h que vous aviez prévu de prendre rendez-vous chez le médecin.

Tout cela appartient à la même journée.

Alors pourquoi votre organisation devrait-elle forcément découper tout cela en listes indépendantes ?

Une seule liste vous permet de garder une vision globale de ce qui vous attend réellement. Vous voyez la journée dans son ensemble, vous évitez de remplir chaque minute disponible de tâches professionnelles et vous savez aussi quand vous avez réellement terminé.

Puis, lorsque tout regarder devient inutile, vous pouvez filtrer.

Pas pour oublier le reste.

Pas pour créer une nouvelle liste à gérer.

Simplement pour réduire temporairement le bruit et regarder ce qui vous intéresse maintenant.

Et vos catégories ne sont pas gravées dans le marbre non plus. Votre activité peut évoluer, vos enfants grandir, vos priorités changer… Votre organisation a parfaitement le droit d’évoluer avec vous.

C’est finalement ce que j’aime le plus dans ce système : il ne cherche pas à faire entrer votre vie dans des cases. Il vous permet de regarder votre vie sous différents angles, selon ce dont vous avez besoin.

Alors, si vous ne retenez qu’une chose :

Tout voir pour planifier. Filtrer pour agir.

Et surtout, une organisation qui vous aide à vivre votre journée au lieu de vous demander de passer votre journée à l’organiser.