Et si vous arrêtiez de courir après vos petites tâches ?

Répondre à un appel. Prendre rendez-vous. Valider un devis. Envoyer un mail. Acheter quelque chose. Sortir le lave-vaisselle. Déposer un colis. Faire une recherche sur Internet. Lancer une lessive. Imprimer un document…

Individuellement, ces petites tâches ne prennent souvent que quelques minutes. Pourtant, elles ont une fâcheuse tendance à s’éparpiller dans votre journée et à revenir faire coucou dans votre tête au moment où vous essayez de travailler sur quelque chose d’important.

Et entre le « Ah oui, il faut que je fasse ça ! » et le « Mais qu’est-ce que je faisais déjà ? », vous perdez du temps à vous rappeler, choisir, changer d’activité… puis vous interrompre à nouveau.

Une solution toute simple consiste à regrouper les tâches par contexte : au lieu de décider précisément quand faire chaque petite action, vous les rassemblez selon ce dont vous avez besoin pour les réaliser.

Les tâches à faire devant l’ordinateur ensemble. Les courses ensemble. Les tâches de la maison ensemble. Les petites choses à faire quand vous avez 15 minutes…

Et non, ce n’est pas du time-blocking. Ici, on ne remplit pas votre agenda de petits créneaux au millimètre. On apprend plutôt à profiter des contextes qui existent déjà dans votre journée.

Qu’est-ce que le regroupement par contexte ?

Regrouper les tâches par contexte, c’est tout simplement rassembler les actions qui nécessitent le même environnement, le même outil, le même lieu ou le même état de disponibilité.

Par exemple, vous pouvez regrouper :

• les tâches à faire devant votre ordinateur
• celles à faire en sortant de chez vous,
• les petites choses à faire dans la cuisine, la salle de bain ou la chambre,
• les tâches à réaliser dans le jardin, sur le balcon ou la terrasse,
• les choses à faire avec votre enfant, votre conjoint ou un parent.

L’idée est de ne plus avoir une grande liste de tâches mélangées qui vous oblige à passer mentalement de « envoyer ce devis » à « vider le lave-vaisselle », puis à « appeler le médecin ». Votre cerveau vous remerciera probablement pour cette petite pause dans les montagnes russes. 😄

Le principe en une phrase

Au lieu de vous demander :

Quand vais-je faire cette tâche ?

demandez-vous :

Dans quel contexte pourrais-je faire cette tâche facilement ?

C’est une petite différence, mais elle change votre façon d’utiliser votre to-do list.

Plutôt que de chercher la prochaine tâche à accomplir, vous regardez simplement ce que vous pouvez faire dans le contexte où vous vous trouvez déjà.

Vous êtes dans la cuisine ? Regardez votre liste « cuisine ». Vous êtes sur le point de sortir ? Jetez un œil à votre liste « en sortant ».

Moins de décisions, moins d’allers-retours et moins de petites tâches qui vous poursuivent toute la journée.

Pourquoi regrouper vos tâches peut réellement vous faire gagner du temps

Regrouper les tâches par contexte ne va pas faire apparaître 3 heures supplémentaires dans votre journée (dommage, on aurait tous signé). En revanche, cette méthode peut vous faire gagner du temps en réduisant les petites pertes qui s’accumulent du matin au soir.

Vous réduisez les changements de contexte

Passer d’un type de tâche à un autre demande toujours une petite remise en route mentale.

Ordinateur → salle de bain → ordinateur → chercher un papier → revenir à l’ordinateur…

Chaque changement semble anodin. Mais répété plusieurs fois dans la journée, il vous oblige à interrompre ce que vous faisiez, à vous rappeler où vous en étiez et à vous reconcentrer.

En regroupant les tâches qui se ressemblent, vous pouvez enchaîner plusieurs actions dans le même contexte au lieu de faire constamment des allers-retours.

Vous évitez de chercher quoi faire ensuite

Vous connaissez peut-être cette petite danse avec votre to-do list :

Bon… qu’est-ce que je peux faire maintenant ?

Vous parcourez vos tâches, vous en trouvez une qui nécessite votre ordinateur, une autre un appel, une troisième une course… et voilà que cinq minutes viennent de disparaître dans les limbes de l’organisation.

Avec des listes par contexte, c’est beaucoup plus simple : vous regardez ce qui est faisable là où vous êtes déjà.

Vous exploitez mieux les petits moments disponibles

C’est l’un des grands avantages de cette méthode.

Vous avez 15 minutes avant de partir chercher votre enfant ? Vous pouvez consulter votre liste « 15 minutes » et choisir une petite tâche adaptée.

Vous êtes déjà dans la cuisine ? Votre liste « cuisine » vous indique ce qui peut être fait pendant que votre café coule tranquillement.

Vous êtes devant votre ordinateur ? Vous pouvez enchaîner plusieurs petites tâches numériques au lieu de les laisser se disperser dans votre journée.

L’idée n’est donc pas de remplir chaque minute disponible. C’est simplement de profiter plus facilement des moments qui existent déjà.

Les principaux contextes dans lesquels regrouper vos tâches

Maintenant que vous avez compris le principe, passons à la pratique. Regrouper les tâches par contexte peut fonctionner dans énormément de situations du quotidien.

Vous n’avez évidemment pas besoin de créer une liste pour chaque pièce, chaque personne et chaque durée imaginable. Choisissez simplement les contextes qui reviennent souvent dans votre journée et qui peuvent vous éviter des allers-retours inutiles.

💻 Quand vous êtes devant l’ordinateur

Votre ordinateur est probablement l’un des contextes les plus faciles à exploiter, surtout si vous travaillez à votre compte.

Vous pouvez y regrouper les tâches comme :

• télécharger ou envoyer un document,
• faire une recherche,
• prendre un rendez-vous en ligne,
• mettre à jour un fichier,
• programmer une publication,
• effectuer une petite tâche administrative,
• commander quelque chose en ligne.

🏠 Quand vous êtes dans une pièce précise de la maison

Vous vous êtes levée pour prendre un verre d’eau ? La machine à laver vient de biper ? Profitez de votre déplacement pour regarder ce qui peut être fait dans cette pièce.

Dans la cuisine :

• lancer le lave-vaisselle,
• laver deux casseroles,
• nettoyer le plan de travail.

Dans la salle de bain :

• passer un coup d’éponge sur le lavabo,
• préparer les affaires pour le lendemain,
• lancer une machine de linge.

Dans le salon :

• changer les piles de la télécommande,
• ouvrir ou fermer les volets,
• sortir la poubelle,
• ranger les magazines qui traînent.

Vous étiez déjà là. Autant éviter un deuxième voyage plus tard juste pour changer les piles de cette fichue télécommande…

🚶 Quand vous sortez de chez vous

Certaines tâches ne demandent qu’une chose : que vous soyez déjà dehors.

Vous pouvez donc regrouper celles qui se font facilement sur votre trajet :

• poster une lettre,
• déposer un colis,
• acheter quelque chose d’urgent,
• récupérer une commande,
• passer à la pharmacie,
• rendre un livre,
• déposer un document.

Cette petite liste peut vous éviter le fameux :

Ah mince, j’aurais pu faire ça en passant…

Et vous épargner un aller-retour supplémentaire pour une tâche qui aura pris trois minutes.

👧 Quand vous êtes avec quelqu’un

Certaines actions sont tout simplement impossibles à faire seule.

Vous pouvez donc avoir une liste « avec quelqu’un » pour les choses qui nécessitent votre conjoint, votre enfant, un parent ou toute autre personne.

Par exemple :

• déplacer un meuble,
• prendre un rendez-vous qui concerne plusieurs personnes,
• discuter des prochaines vacances,
• aider quelqu’un à faire quelque chose,
• régler ensemble une question pratique.

Ainsi, au lieu de penser à cette tâche cinq fois en attendant que la bonne personne soit disponible, vous la gardez dans la liste adaptée.

⏱️ Quand vous n’avez que 15 minutes

Ce contexte mérite une place à part, car 15 minutes peuvent sembler trop courtes pour faire quelque chose d’important.

Pourtant, elles sont largement suffisantes pour une petite tâche.

Créez une liste « 15 minutes » avec des actions comme :

• vider votre boîte mail,
• répondre à un message,
• prendre un rendez-vous,
• classer quelques fichiers,
• ranger une petite zone,
• remplir un formulaire,
• passer un appel,
• mettre à jour une liste,
• préparer quelque chose pour demain.

Vous avez un petit trou dans votre journée ? Vous n’avez plus besoin de chercher quoi faire.

Et si vous n’avez que 5 minutes ?

Même principe, mais avec des micro-tâches : répondre à un message, lancer une lessive, ranger quelques objets, noter une idée…

Mais attention à ne pas tomber dans l’autre extrême : créer une liste pour 5 minutes, une pour 7 minutes, une pour 12 minutes, une pour les jours où il pleut… 😅

Votre organisation doit vous simplifier la vie, pas vous donner du travail supplémentaire.

Commencez avec quelques contextes réellement utiles et adaptez-les progressivement à votre quotidien.

Comment créer vos propres listes de tâches par contexte

Maintenant que vous avez vu comment regrouper les tâches par contexte, il ne reste plus qu’à créer vos propres listes. Et rassurez-vous : vous n’avez pas besoin de réorganiser toute votre vie pour commencer.

Étape 1 : listez les petites tâches que vous n’arrivez jamais à caser

Pas besoin de refaire toute votre to-do list. Prenez simplement les petites tâches qui ont tendance à rester en attente pendant des jours parce que vous ne trouvez jamais le bon moment pour les faire.

Repérez notamment celles qui :

• reviennent régulièrement dans votre liste,
• prennent peu de temps,
• sont faciles à déplacer,
• nécessitent un contexte particulier.

Par exemple : appeler quelqu’un, imprimer un document, acheter une ampoule, ranger le tiroir de la cuisine…

Étape 2 : repérez ce qu’elles ont en commun

Pour chaque tâche, posez-vous cette question :

De quoi ai-je besoin pour faire ça ?

Et pas seulement « combien de temps me faut-il ? ».

Demandez-vous plutôt si vous avez besoin :

• d’un ordinateur,
• d’être à l’extérieur,
• d’être dans une pièce précise,
• d’être seule ou avec un proche,
• d’avoir moins de 15 minutes devant vous.

Vous allez rapidement voir apparaître des petits groupes naturels.

Étape 3 : créez quelques catégories

Et j’insiste sur quelques. 😄

Vous n’avez pas besoin de créer 15 contextes différents. Cela ne ferait que déplacer votre charge mentale d’une liste vers quinze autres.

L’objectif est de simplifier, pas de créer des libellés dignes de la NASA.

Commencez avec trois ou quatre catégories qui correspondent vraiment à votre quotidien. Vous pourrez toujours en ajouter plus tard si vous constatez qu’il vous en manque une.

Étape 4 : ajoutez les tâches aux bonnes listes

Il n’est pas nécessaire de choisir un seul contexte par tâche.

Une même action peut parfaitement appartenir à plusieurs listes.

Par exemple, « prendre rendez-vous chez le dentiste » peut être classé dans :

• 💻 Ordinateur ;
• ⏱️ 5–15 minutes ;
• 👨‍👩‍👦 Avec quelqu’un, si le rendez-vous concerne votre enfant et nécessite de vérifier ses disponibilités.

Vous choisissez ensuite la liste qui correspond au contexte dans lequel vous vous trouvez.

Étape 5 : gardez vos listes accessibles

Votre système ne vous servira que si vous pouvez le consulter sans partir à sa recherche.

Vous pouvez utiliser :

• une application de tâches,
• les notes de votre téléphone,
• Todoist, Notion ou un autre outil que vous utilisez déjà.

Le meilleur outil n’est pas le plus sophistiqué : c’est celui que vous ouvrez réellement.

Et si vous devez ouvrir trois applications, retrouver un mot de passe et traverser votre bureau pour consulter votre liste « salle de bain »… vous risquez de simplement décider que cette tâche peut attendre demain. 😏

Comment utiliser ces listes sans transformer votre organisation en usine à gaz ?

Vous avez maintenant vos petites listes par contexte. Très bien. Mais attention à ne pas tomber dans le piège classique : créer une méthode tellement organisée qu’elle finit par vous demander plus de travail que les tâches elles-mêmes. 😅

Vous n’avez pas besoin de planifier chaque tâche

Le regroupement par contexte vient justement en complément de votre planning, pas à sa place.

Votre calendrier peut vous dire :

14 h : rendez-vous client.

Votre liste de contexte vous permet ensuite de vous demander :

Je suis devant mon ordinateur : qu’est-ce que je peux faire pendant que j’y suis ?

N’essayez pas de tout regrouper

Toutes les tâches n’ont pas besoin d’être classées par contexte.

Cette méthode est particulièrement intéressante pour les petites actions de moins de 15 minutes, celles que vous repoussez parce qu’elles sont trop petites pour mériter une place dans votre planning officiel… mais suffisamment nombreuses pour finir par encombrer votre liste pendant des jours.

Une tâche importante, complexe ou qui demande beaucoup de concentration mérite généralement son propre créneau.

Vous n’allez pas attendre de tomber « par hasard » dans le contexte idéal pour rédiger votre prochain gros dossier client. 😉

Pensez en opportunités plutôt qu’en obligations

C’est probablement le point le plus important.

Vous n’êtes absolument pas obligée de faire les huit tâches de votre liste « ordinateur » chaque fois que vous allumez votre PC.

Vous en choisissez une, deux ou aucune selon le temps, votre énergie et vos priorités du moment.

Votre liste est là pour vous éviter de vous demander constamment quoi faire ensuite. Elle vous propose des possibilités, elle ne vous donne pas une nouvelle montagne de travail.

Et si aujourd’hui, vous ouvrez votre ordinateur et que vous n’avez envie de faire qu’une seule petite tâche administrative avant de passer à autre chose : très bien. Une tâche faite reste une tâche faite.

Un exemple concret : avant et après

Prenons une situation très classique. Vous avez une dizaine de petites choses à faire, certaines pour votre activité, d’autres pour la maison et quelques-unes pour votre vie de famille.

Avant : une to-do list non classée

Votre liste pourrait ressembler à ceci :

• prendre rendez-vous chez le médecin pour un certificat médical,
• envoyer la facture au client V,
• acheter de la lessive,
• lancer le lave-vaisselle,
• déposer le colis Mondial Relay,
• commander les cartouches d’encre,
• prendre rendez-vous pour l’entretien de la voiture,
• acheter du pain,
• classer les factures,
• envoyer le formulaire d’inscription à l’activité de votre fils.

Rien de particulièrement compliqué. Mais tout est mélangé.

Vous êtes devant votre ordinateur ? Vous devez parcourir la liste pour repérer ce qui peut être fait maintenant. Vous êtes dans la cuisine ? Même opération. Vous sortez faire une course ? Vous devez vous rappeler ce qu’il ne faudrait surtout pas oublier en chemin.

Bref, votre cerveau fait le tri à votre place, encore et encore.

Après : les mêmes tâches, regroupées par contexte

Avec le regroupement des tâches par contexte, la liste devient beaucoup plus pratique :

💻 Ordinateur

• prendre rendez-vous chez le médecin pour un certificat médical,
• envoyer la facture au client V,
• commander les cartouches d’encre,
• prendre rendez-vous pour l’entretien de la voiture,
• envoyer le formulaire d’inscription à l’activité de votre fils.

🏠 Dans une autre pièce de la maison

• lancer le lave-vaisselle (cuisine),
• classer les factures (salon).

🚗 En sortant

• acheter de la lessive,
• déposer le colis Mondial Relay,
• acheter du pain,
• passer à la bibliothèque.

Et certaines tâches peuvent parfaitement apparaître dans plusieurs listes. Par exemple, le formulaire d’inscription peut être dans « Ordinateur » et « Avec Fiston » si vous devez vérifier quelque chose avec lui avant de l’envoyer.

Ce qui change vraiment

Les tâches n’ont pas disparu. Elles n’ont même pas été réalisées plus rapidement.

Ce qui change, c’est le nombre de décisions que vous devez prendre.

Vous n’avez plus besoin de vous demander à chaque fois :

Qu’est-ce que je peux faire maintenant ? Où dois-je le faire ? Est-ce que j’ai tout ce qu’il faut ?

Vous regardez simplement le contexte dans lequel vous vous trouvez déjà et choisissez une tâche adaptée.

C’est ça, l’intérêt de regrouper les tâches par contexte : vous ne cherchez plus constamment le bon moment. Vous profitez du bon contexte lorsqu’il se présente.

PIN IT

Les pièges à éviter

Regrouper les tâches par contexte peut vraiment simplifier votre quotidien… à condition de ne pas transformer cette idée toute simple en système d’organisation digne d’un centre de contrôle de la NASA. 😄

Voici quelques pièges à éviter.

Créer trop de contextes

Si vous avez 17 listes différentes, vous risquez surtout d’avoir créé une nouvelle source de charge mentale.

Ordinateur, téléphone, cuisine, salle de bain, salon, voiture, magasin, jardin, balcon, avec Fiston, quand vous avez 5 minutes, 10 minutes, 15 minutes…

À ce stade, vous passez peut-être plus de temps à chercher la bonne liste qu’à faire les tâches.

Commencez petit. Vous pourrez toujours ajouter un contexte si vous constatez qu’il vous serait réellement utile.

Mettre des tâches trop grosses

Une tâche comme :

Faire toute ma comptabilité

est beaucoup trop vague et trop importante pour être une simple tâche de contexte.

En revanche :

Télécharger les factures du mois

est une action précise, facile à caser lorsque vous êtes devant votre ordinateur.

Découpez suffisamment les grosses tâches pour pouvoir identifier les petites actions réellement faisables.

Oublier votre niveau d’énergie

Petit bonus intéressant : le contexte n’est pas le seul élément à prendre en compte.

Vous pouvez aussi tenir compte de votre énergie mentale :

• besoin de concentration,
• cerveau en mode économie d’énergie,
• tâche automatique.

Parce que vous pouvez parfaitement être devant votre ordinateur sans avoir l’énergie nécessaire pour rédiger un article de 2 000 mots.

Dans ce cas, votre liste peut vous proposer quelque chose de beaucoup plus simple : classer quelques fichiers, répondre à deux mails ou envoyer un devis.

Le bon contexte, c’est aussi celui qui correspond à l’énergie que vous avez réellement aujourd’hui.

Le regroupement par contexte : une petite organisation qui peut faire une vraie différence

Vous n’avez pas forcément besoin de mieux remplir votre agenda pour avoir l’impression d’avancer davantage.

C’est tout l’intérêt de regrouper les tâches par contexte : plutôt que de chercher un créneau pour chaque petite action, vous profitez des moments qui existent déjà dans votre journée.

Vous êtes devant votre ordinateur ? Vous savez quoi faire.

Vous êtes déjà dans la cuisine ? Vous avez quelques petites tâches sous la main.

Vous sortez de chez vous ? Votre liste vous notifie de ce qui peut être fait sur le chemin.

Et surtout, rappelez-vous ceci :

Une bonne organisation ne consiste pas à remplir chaque minute disponible. Elle consiste aussi à rendre les petites tâches plus faciles à attraper quand le bon contexte se présente.

Vous n’avez donc pas besoin d’être parfaitement organisée pour commencer. Choisissez simplement deux ou trois contextes qui correspondent à votre quotidien, testez-les quelques jours et ajustez.

Et si votre tête déborde déjà de petites tâches ?

Avant de pouvoir les regrouper, encore faut-il réussir à les sortir de votre tête.

Si vous avez l’impression d’avoir 50 petites choses qui tournent en boucle dans votre cerveau, commencez par faire un brain dump : vous videz tout ce qui vous encombre l’esprit, puis vous pouvez trier, regrouper et décider quoi en faire.

C’est une petite méthode toute simple pour passer du joyeux bazar mental à une organisation qui vous aide vraiment.