Dimanche soir : « Qu’est-ce qu’on mange cette semaine ? »
Mardi : « Mince, il faut vraiment que je rachète du dentifrice. »
Jeudi : « Qu’est-ce qu’il ne faut surtout pas oublier pour le sport de demain ? »
Et au début du mois : « Est-ce que j’ai bien pensé à classer mes factures ? »
Pris séparément, ce sont de toutes petites décisions. Rien de particulièrement compliqué.
Mais quand vous devez les reprendre encore et encore, semaine après semaine, elles finissent par occuper une place un peu trop importante dans votre tête.
Parce qu’au fond, ce n’est pas seulement la tâche qui vous fatigue. C’est le fait de devoir vous en souvenir, décider quand la faire et recommencer à y penser la prochaine fois.
C’est là que les systèmes deviennent intéressants.
Une liste de tâches récurrentes, une checklist, un menu hebdomadaire, un jour dédié… peuvent vous éviter de repartir de zéro à chaque fois.
Tout ce que vous devez décider ou vous rappeler régulièrement peut devenir un système.
Et rassurez-vous : un système n’est pas forcément une usine à gaz. Il peut être aussi simple qu’une petite règle qui vous évite de réfléchir à la même chose pour la 47e fois.
Un système, concrètement, c’est quoi ?
Un système, c’est simplement une façon préétablie de gérer quelque chose qui revient régulièrement, au lieu de devoir réinventer la solution à chaque fois.
Et non, vous n’avez pas besoin d’un tableau Excel avec 14 onglets et un code couleur pour créer un système. 😄
Cela peut être tout simplement :
- une checklist,
- une liste de tâches récurrentes,
- un jour dédié,
- un créneau réservé,
- une règle simple,
- une routine…
L’idée est toujours la même : vous décidez une fois, puis vous vous appuyez sur cette décision les fois suivantes.
Le système ne fait pas disparaître la tâche
C’est une nuance importante.
Votre système ne va malheureusement pas faire les courses à votre place. (Si vous en trouvez un qui le fait, prévenez-moi. 😄)
En revanche, il peut vous éviter toute la réflexion qui vient autour.
« Faire les courses » reste une tâche.
Mais « Qu’est-ce qu’il faut acheter ? » ne doit pas forcément devenir un brainstorming familial tous les mardis.
Une liste de courses permanente, idéalement préremplie avec vos produits habituels, vous permet simplement d’ajouter ce qui manque au moment où vous le remarquez.
Résultat : quand vient le moment de faire les courses, vous n’avez plus besoin de fouiller votre mémoire pour retrouver les 17 choses auxquelles vous aviez pensé… quelque part… probablement. 😉
La question qui permet de repérer vos futurs systèmes
Vous cherchez par où commencer ? Ne cherchez pas une nouvelle méthode d’organisation. Commencez simplement par observer votre propre cerveau.
Posez-vous cette question :
Qu’est-ce que je suis obligée de décider ou de me rappeler encore et encore ?
C’est exactement là que se cachent vos futurs systèmes.
Pendant quelques jours, repérez les petites phrases qui vous traversent l’esprit :
- « Ah mince, il faut que je pense à… »
- « Je ne sais jamais quand je fais ça. »
- « Qu’est-ce qu’il faut prévoir pour… ? »
- « Il faut que je me rappelle de vérifier ça. »
- « Je vais encore devoir réfléchir à ça dimanche. »
Vous n’avez même pas besoin de chercher très loin. Votre charge mentale va probablement vous fournir une jolie liste toute seule. 😉
Et notez-les quand elles arrivent. Votre liste de tâches récurrentes peut d’ailleurs devenir un excellent point de départ : si une tâche revient régulièrement, demandez-vous si elle peut être automatisée, programmée ou simplement mieux cadrée.
Chaque « il faut que je pense à… » est potentiellement le début d’un système.
Pas besoin de tout transformer d’un coup. Choisissez simplement une chose qui revient souvent et vous agace particulièrement. C’est probablement le meilleur endroit pour commencer.
5 systèmes qui peuvent vous enlever une quantité étonnante de charge mentale
Maintenant que vous avez repéré les petites choses qui vous font régulièrement réfléchir, voyons ce que vous pouvez en faire.
Vous allez voir : il ne s’agit pas de construire une organisation militaire. Quelques systèmes très simples peuvent déjà vous retirer une bonne dose de charge mentale.
« Qu’est-ce qu’on mange cette semaine ? » > Le menu hebdomadaire
Le problème : chaque semaine, il faut trouver 5, 6 ou 7 idées de repas. Et évidemment, c’est toujours quand votre cerveau n’a absolument aucune envie de collaborer.
Le système : un menu hebdomadaire, même très simple.
Pas besoin de planifier chaque repas au gramme près. Vous pouvez prévoir 5 idées de repas, garder quelques incontournables, prévoir une soirée restes et même laisser une soirée « on verra ».
Ce que ça change : une décision répétitive devient une petite routine prévisible.
« Qu’est-ce qu’il faut racheter ? » > La liste de courses permanente
Le problème : vous attendez le moment de faire les courses pour essayer de vous rappeler ce qui manque.
Le système : une liste de courses permanente. Dès qu’un produit commence à manquer, vous l’ajoutez immédiatement.
Votre mémoire n’a alors plus besoin de jouer au pense-bête.
Et c’est exactement la philosophie d’une bonne organisation : la liste sert à vider votre tête, pas à vous donner une nouvelle chose à gérer.
« Je vais forcément oublier quelque chose » > La checklist
Valise, rentrée, départ en vacances, publication d’un article, sauvegarde informatique…
Pour toutes ces situations qui reviennent, une checklist vous évite de transformer chaque préparation en examen de mémoire.
Vous n’avez pas besoin de vous souvenir de tout. Vous avez simplement besoin d’ouvrir la bonne checklist.
Et la première version sera probablement imparfaite. Très bien.
Vous oubliez quelque chose ? Ajoutez-le la prochaine fois. Le système s’améliore avec l’usage.
« Est-ce que j’ai pensé à faire ça ? » → La tâche récurrente
Certaines tâches reviennent tous les mois, tous les trimestres ou toutes les semaines : vérifier les abonnements, envoyer une facture, faire une sauvegarde, contrôler les stocks…
Au lieu de garder en tête « penser à faire ça un jour », transformez-la en tâche récurrente :
« Faire ça tous les premiers lundis du mois. »
La différence est importante : vous ne comptez plus sur votre mémoire. Le système devient le déclencheur.
Votre liste de tâches récurrentes vous indique quand y penser, au lieu de vous obliger à y penser constamment.
« Je vais le faire quand ? » → Le jour ou le créneau dédié
Certaines tâches ne sont ni compliquées ni longues. Elles restent simplement en suspens parce que vous devez sans cesse décider quand vous allez vous en occuper.
Vous pouvez leur attribuer un moment :
- administratif > mardi matin,
- courses > jeudi,
- menu > mercredi,
- sauvegardes > premier vendredi du mois,
- création de contenu > tous les samedis.
Vous n’avez alors plus à renégocier votre agenda avec vous-même à chaque fois.
Et non, cela ne signifie pas que vous devez devenir parfaitement rigide. Un créneau dédié est un repère, pas une prison. Si mardi devient mercredi, votre système n’explose pas. 😉
Les systèmes doivent alléger votre liste unique, pas la remplacer
Attention au piège : en découvrant tous ces systèmes, vous pourriez être tentée de créer une nouvelle liste pour chaque aspect de votre vie.
Une liste pour la maison.
Une pour le travail.
Une pour les courses.
Une pour les tâches mensuelles.
Une pour les choses à faire « un jour ».
Et bientôt une liste pour savoir où sont les autres listes. 😄
Ce n’est absolument pas le but.
Dans mon organisation, je préfère partir d’une liste unique, dans laquelle les tâches peuvent ensuite être filtrées selon le contexte : maison, travail, courses, administratif, etc.
Les systèmes viennent simplement alléger cette liste, notamment en faisant réapparaître certaines tâches au bon moment.
Un exemple tout simple
Au lieu de garder dans votre tête :
« Tous les mois, je dois penser à vérifier X. »
Vous créez une tâche récurrente :
Vérifier X : 1er du mois
Le 1er du mois arrive, la tâche apparaît. Vous la faites, la cochez (super satisfaisant !), puis elle reviendra le mois suivant.
Vous n’avez donc pas besoin d’avoir une liste séparée intitulée « choses à penser tous les mois ». Votre liste unique reste votre point central.
Les systèmes travaillent en arrière-plan.
Chez moi, une grande partie des tâches sont récurrentes
Chez moi, environ 80 % des tâches sont récurrentes.
Ce n’est évidemment pas une règle universelle : c’est simplement ce que j’ai constaté en organisant mon quotidien.
Cela signifie que je ne reconstruis pas mon organisation chaque matin.
Certaines tâches reviennent certains jours, d’autres chaque semaine ou chaque mois. D’autres encore apparaissent lorsqu’un événement précis se produit.
Une grande partie de mon organisation est donc déjà décidée à l’avance.
Et c’est précisément ce qui me plaît dans ce fonctionnement :
moins de décisions à prendre > moins de choses à garder en tête > moins de charge mentale inutile.
Votre liste de tâches récurrentes n’est donc pas une deuxième organisation à entretenir. C’est une mécanique qui aide votre organisation principale à fonctionner toute seule.
Comment créer votre premier système en 5 minutes ?
Vous avez repéré une chose qui revient sans arrêt ? Parfait. Vous n’avez pas besoin de réorganiser toute votre vie. Cinq minutes suffisent pour tester un premier système.
Étape 1 : repérez une décision répétitive
Demandez-vous simplement :
Qu’est-ce que je décide tout le temps ?
Choisissez une seule chose. Pas quinze. Vous êtes en train de créer un système, pas de vous trouver un nouveau hobby. 😉
Étape 2 : voyez si elle peut être pré-décidée
Pouvez-vous établir une règle qui vous évitera de réfléchir à nouveau ?
Par exemple : « Le menu est préparé le dimanche » ou « Cette tâche revient le premier lundi du mois ».
Étape 3 : choisissez la forme la plus simple
Une checklist ? Un jour dédié ? Une liste de tâches récurrentes ? Un rappel ?
Prenez l’outil qui demande le moins d’entretien.
Étape 4 : testez dans la vraie vie
Ne cherchez surtout pas le système parfait avant de commencer. Utilisez-le.
Vous découvrirez très vite ce qui fonctionne… et ce qui vous agace.
Étape 5 : corrigez après quelques utilisations
Il manque une étape ? Ajoutez-la.
Quelque chose ne sert à rien ? Supprimez-le.
Le fonctionnement n’est pas pratique ? Changez-le.
Un système doit évoluer avec votre vie, pas vous obliger à adapter votre vie à lui.
Et voilà : vous venez de retirer une première décision de votre cerveau. Une seule, certes. Mais imaginez-en dix de moins chaque semaine…
Votre maison et votre activité sont probablement remplies de systèmes à créer
Une fois que vous avez compris le principe, vous commencez à voir des systèmes potentiels un peu partout. Votre quotidien en est probablement déjà rempli. Il suffit de regarder les choses que vous faites encore et encore.
À la maison
- renouveler les produits de base,
- vider certains endroits,
- nettoyer certains équipements,
- gérer les vêtements,
- préparer la rentrée.
Dans la famille
- penser aux anniversaires,
- gérer les rendez-vous,
- suivre les activités,
- préparer les sacs,
- vérifier des documents.
Dans votre activité freelance
- envoyer les factures,
- effectuer les sauvegardes,
- faire le suivi des clients,
- publier vos contenus,
- gérer la comptabilité,
- effectuer certaines tâches administratives.
Mais attention : vous n’avez pas besoin de créer un système pour chaque ligne. Sinon, vous risquez effectivement de passer plus de temps à organiser votre organisation qu’à vivre votre vie. 😄
Posez-vous plutôt cette question :
Lesquelles de ces choses me font régulièrement réfléchir, chercher ou me souvenir ?
Ce sont vos meilleures candidates.
Une tâche qui revient régulièrement peut devenir une checklist, une règle ou simplement un rendez-vous avec vous-même.
Et plus vous repérez ces répétitions, plus vous voyez où une liste de tâches récurrentes ou un autre système peut vous faire gagner de la tranquillité mentale.
Vous ne cherchez pas à tout automatiser. Vous cherchez les quelques endroits où votre cerveau travaille pour rien.
Le bénéfice : ne plus utiliser votre cerveau comme liste de rappels
Au fond, ce qui vous épuise n’est pas toujours la quantité de choses que vous avez à faire.
C’est aussi cette petite voix qui tourne en arrière-plan toute la journée :
Il faut que…
Ne pas oublier…
Quand est-ce que je vais…
Est-ce que j’ai pensé à…
Une tâche oubliée n’est pas forcément grave. Mais devoir garder des dizaines de petites informations actives dans votre tête, du matin au soir, finit par prendre de la place.
C’est là que les systèmes deviennent précieux.
Une checklist vous évite de mémoriser chaque étape. Une tâche récurrente vous indique quand agir. Une liste permanente capture les choses au moment où vous y pensez. Un créneau dédié vous évite de vous demander chaque jour quand vous allez vous en occuper.
Petit à petit, vous déplacez une partie de cette charge de votre cerveau vers votre organisation.
Et c’est quand même plus agréable que de passer sa journée à jouer à « Mais qu’est-ce que j’avais encore à faire ? » 😄
Vous n’avez pas besoin de mieux vous souvenir de tout. Vous avez besoin de moins avoir à vous en souvenir.
C’est exactement à ça que servent les systèmes : vous aider à penser moins à l’organisation de votre vie, pour pouvoir davantage vivre votre vie.
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